As assinaturas virtuais se tornaram a melhor opção para autenticar documentos para a maioria das empresas públicas ou privadas. Portanto, a seguir você pode saber mais sobre a validade desses processos e quais as regras básicas para usá-los.

O que é assinatura eletrônica?

É a forma de validar a identidade e acordo entre pessoas físicas ou jurídicas sobre qualquer ação. Assim, ela tem a mesma função da assinatura manual, mas é realizada por meios virtuais.

Diferente do que se pode pensar, essa forma de confirmação de acordo já é válida e prevista na lei do país desde 2001. A Medida Provisória de que trata a assinatura eletrônica é a que criou e regulamentou a Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil.

A ICP, porém, é um sistema de certificação de assinatura digital, não eletrônica. Mas essa lei também a abordou como válida desde que os envolvidos concordem com isso. Assim, ela possui três classificações:

• Simples: documentos como consultas e requerimentos;
• Avançada: documentos de uma empresa, como seu encerramento;
• Qualificada: documentos sigilosos, como os assinados pelos Chefes públicos.

Como é o uso de cada uma

Uma assinatura eletrônica simples não possui certificação digital, mas usa elementos como a localização para garantir a segurança e atestar a identidade. Já a avançada é a mais indicada para empresas, porque usa outros detalhes que garantem a validade.

Ela usa o certificado corporativo avançado que associa os dados da assinatura às informações pessoais como nome, RG, CPF e dados biométricos. Então, garante que todo o processo está claro para ambas as partes.

Antes, não se podia utilizar a assinatura sem a autorização das pessoas envolvidas. No entanto, agora existe a exceção para as instituições públicas, ou seja, elas não precisam que você aceite para usar a avançada como válida.

Por último, a avançada precisa de certificação digital da ICP Brasil, já que essa é a mais usada em documentos públicos e também em grandes transações comerciais. Portanto, exigem o reconhecimento da instituição pública.

Diferença entre assinatura eletrônica e digital

Muitas vezes tratam as duas como sinônimas, mas não são. A principal diferença entre elas é a exigência de uma certificação digital. As eletrônicas têm as suas próprias formas de garantir a segurança dos documentos, mas não têm essa obrigação.

Os meios de confirmação sem certificação são muitos e você pode encontrá-la, por exemplo, nos termos de serviço de um app. Assim, os recursos de código via SMS, e-mail ou foto com identidade são válidos da mesma maneira..

Já para fazer uma assinatura digital, por exemplo, você precisa comprar um token que tem a garantia de uma instituição dessa área. Então, ela é quem vai fazer a ponte entre a ICP BR e a sua chave particular.

Outra diferença é que a assinatura digital tem o mesmo valor de uma em cartório, ou seja, possui a fé pública. Isso não acontece com a eletrônica.

Requisitos para uma assinatura eletrônica válida

Esse é um meio que tem como objetivo facilitar e agilizar processos mais simples e internos de uma empresa pública ou privada. Por isso, para que ela tenha valor jurídico basta cumprir:

• Acordo entre as partes sobre o meio virtual para assinatura;
• Reconhecimento de ambos sobre a validade igual aos documentos em papel.

Vantagens de usar meios virtuais de validação

Apesar dos 20 anos de história que essa opção tem no Brasil, não se pode negar que até a pandemia ela ampliou seus espaços. Assim, é um uso que tende a continuar, já que é a alternativa mais prática para qualquer negócio.

Com ela, muitas empresas públicas e privadas puderam economizar e agilizar seus processos. Cumprindo, portanto, dois propósitos:

• Redução de gastos;
• Mais sustentabilidade, já que a presença de papéis foi baixa.

Isso diminui também as despesas com envios por correio e o tempo para obter uma assinatura válida. Por exemplo, online é possível fazer 1000 processos em um dia em uma empresa que só faria 200 de forma presencial ou por correspondência.

Fora isso, arquivar tudo isso não é um problema, já que a maioria pode ficar salva na nuvem ou na memória interna de algum aparelho.

Veja onde as assinaturas eletrônicas são usadas

Elas já fazem parte do dia a dia de muitos. Assim, estão presentes em escolas e universidades tanto em processos para pesquisa quanto de interesse administrativo.

Nesses casos, o uso do Sistema Eletrônico de Informações é um bom exemplo. Afinal, pode-se enviar:

• Termos de compromisso;
• Documentos pessoais;
• Comprovação de renda e moradia;
• Declarações;
• Contratos de monitoria.

Todos eles têm valor jurídico, mesmo que não tenham fé pública, já que ao finalizar uma ação há uma assinatura com e-mail e senha. Então, outras validações de identidade comuns no dia a dia de quem navega na internet e baixa aplicativos são:

• Confirmação via número de celular ou e-mail;
• Envio de vídeo ou foto pessoal para abrir uma conta;
• Uso de dados pessoais como CPF e RG para abrir contas.

Esses são apenas alguns exemplos, mas existe a chance de usar esse meio de autenticação na maioria dos setores comerciais.

Como assegurar a integridade de um documento digital

Sabe-se que os arquivos físicos precisam manter algumas características como assinaturas, rubricas e carimbos. Aliás, com os digitais não é diferente. Portanto, os dois principais aspectos para levar em conta são a autenticidade e a integridade.

1 – Autenticidade

É a que mostra que o conteúdo do arquivo está de acordo com a vontade e interesse dos envolvidos, logo é onde se usa a assinatura eletrônica ou digital. Além disso, deve indicar a hora e o local de criação.

2 – Integridade

Refere-se a validade do documento original, ou seja, que não passou por mudanças e que está com acesso restrito por meios digitais. Assim, existe a garantia de que qualquer pessoa não pode mudar nada e caso mude, isso estará nos dados do arquivo.

Saiba se a versão impressa com a assinatura eletrônica vale

Um documento com assinatura eletrônica perde o seu valor legal na versão física. Então, ela funciona mais como uma cópia, mas que não guarda os dados essenciais que estão online.

Use a assinatura eletrônica

Caso você se interesse por esse meio de comprovação, busque mais informações da lei e das exigências para cada tipo de arquivo. Assim, não corre o risco de errar e perder tudo que já guardou. Ainda pode economizar no espaço e dinheiro com papéis.